Automatyzacja w księgowości — realne efekty, szybkie wdrożenie
Pipeline’y danych, reguły decyzyjne i integracje, które przejmują powtarzalną pracę. Ty obsługujesz tylko wyjątki — my dostarczamy orkiestrację i mierzalne KPI.
- AP: OCR → 3-way match → posting do ERP
- Wyciągi: MT940/API → dopasowanie → auto-księgowania
- JPK/VAT, fast close, anomalie & antifraud
Chcesz to wdrożyć? Poproś o demo na Twoich dokumentach.
1) Zakupówki (AP): od OCR do 3-way match
Co się automatyzuje
- Ingest: skrzynki AP → DMS → OCR/IDP → walidacja
- Ekstrakcja: nagłówki + linie, wstępne kontowanie
- 3-way match (ZK–PZ–FV) z tolerancjami
- Workflow akceptacji (MPK/progi/kontrakty)
- Posting + plan płatności + paczki przelewów
- Audit trail i wersjonowanie
Jak to działa technicznie
- IDP/OCR (Tesseract/ABBYY/Elastic) + klasyfikacja ML
- Mapowania: dostawca→konto, kategoria→MPK, VAT→stawka
- Tolerancje parametryzowane per dostawca/kategoria
- API ERP + webhooks zwrotne statusów
Efekt: 60–85% FV przechodzi bezdotykowo (STP), zespół obsługuje wyjątki.
2) Sprzedaż (AR): faktury, korekty, cash-collection
Generowanie cykliczne/jednorazowe, wysyłka e-mail/EDI, portal klienta, noty odsetkowe i monity wg DSO, księgowanie wpływów po wyciągu.
Szablony + reguły naliczania (abonamenty, pro-rata), webhook „invoice issued” → wysyłka/archiwum, kolejki windykacji (SLA/statusy/opiekun).
3) Uzgodnienia bankowe i wyciągi
Co się automatyzuje
Pobieranie wyciągów (API/MT940/CSV/SOAP/SFTP), dopasowanie do AR/AP, auto-księgowanie różnic, prowizji i opłat.
Technicznie
Reguły dopasowań: exact → fuzzy → heurystyki (Levenshtein, maski „FV 123/2025”), scoring + próg akceptacji, joby co 15–60 min, idempotencja i deduplikacja.
4) Podatki i raporty regulacyjne
Co + Technicznie
- Kalkulacja VAT (kraj/UE), splity, ulgi, MPP; JPK/SAF-T, Intrastat, GUS.
- Reguły jako tabelaryczny DSL; walidatory XSD, checksumy; ścieżki wyjątków (np. brak NIP).
5) Amortyzacja i środki trwałe
Co + Technicznie
- Przyjęcia, KŚT, metody, przebiegi, przeszacowania; miesięczne zapisy z alokacją na MPK/projekty.
- Harmonogram amortyzacji generowany na starcie; integracja z AP dla CAPEX → UT środka trwałego.
6) Koszty pracownicze i delegacje
Co + Technicznie
- Rozliczenia wydatków (OCR paragonów, limity), diety kraj/UE wg kraju/miasta, noclegi, księgowanie do MPK.
- Silnik reguł (kraj→stawka, miasto→dodatki, odcinki czasu); API do ERP; DMS do teczek.
7) Zamknięcie miesiąca (fast close)
Co + Technicznie
- Checklisty T-1/T/T+1, rezerwy, RMK, różnice kursowe, revenue recognition, dashboardy P&L/BS/CF.
- Harmonogramowane jobs (zależności, retry), semafory okresu; warstwa marts oddzielona od OLTP.
8) Dane podstawowe i zgodność (master data & controls)
Co + Technicznie
- Onboarding kontrahentów (VAT/REGON, blacklisty, rachunek MPP), SoD, 4-eyes, progi kwotowe, audyt zmian.
- Mikrousługi walidacyjne; feature flags; reguły wersjonowane (zmiana prawa = nowa wersja reguły).
9) Detekcja anomalii i antifraud
Co + Technicznie
- Duplikaty FV, outliery w stawkach, „progi limitów”, częste korekty.
- Reguły + modele ML (Isolation Forest, z-score), alerty (DMS/Teams/e-mail), feedback loop do uczenia.
Warstwa techniczna: referencyjna architektura
- Ingestion: IMAP/API → DMS → Kolejka (Rabbit/Kafka) → IDP/OCR
- Orkiestracja: BPMN / n8n / Airflow (zależności, retry, SLA)
- Silnik reguł: tabele w DB + interpretator (SQL/PLSQL/.NET), wersjonowanie
- Integracje ERP/DMS: REST/SOAP, staging tables, idempotentne endpointy
- Observability: metryki cyklu/STP, logi techniczne,
trace_id - Bezpieczeństwo: least-privilege, podpisy bankowe, maskowanie, audyt
Mapa drogowa (maturity model)
Poziom 0Manual
E-maile, skany PDF, wklejanie do ERP.
Poziom 1RPA/IDP
Boty + OCR, routing do akceptacji, pojedyncze integracje.
Poziom 2Orkiestracja
3-way match, matching wyciągów, JPK automaty, checklisty fast close.
Poziom 3Autonomia sterowana danymi
STP > 80%, modele anomalii, reguły podatkowe jako DSL, dashboardy self-service, human-in-the-loop tylko dla wyjątków.
KPI i efekty, które warto mierzyć
STP% AP
Udział bezdotykowych faktur, lead time AP/AR.
DSO/DPO
Skuteczność dopasowań wyciągów, % wyjątków.
T+X
Czas zamknięcia miesiąca, liczba ręcznych księgowań.
Jakość danych
% duplikatów, błędnych stawek VAT, koszt/dokument.
Typowe pułapki wdrożeniowe
- „Reguły w głowie” — brak repozytorium i wersjonowania.
- Brak tolerancji w 3-way match → lawina wyjątków.
- OCR bez semantyki pozycji — słabe linie towarowe.
- Integracje bez idempotencji — duplikaty przy retry.
- Silosy danych — AP/AR/banki/podatki osobno → trudne zamknięcie.
Szkic wdrożenia „od razu działa”
AP pilot 8–12 tyg.
- Skrzynka AP → DMS → IDP/OCR
- Mapowania → 3-way → posting
- STP i czyszczenie reguł
Bank & Reco
- MT940/API import
- Matching regułowy + fuzzy
- Auto-księg. opłat/różnic
JPK + Close
- Walidatory, paczki JPK
- Checklisty zamknięcia
- Automaty accruals
Anomalie & Windykacja
- Alerty duplikatów/outlierów
- Playbook windykacyjny
Minimalny „stack” technologiczny
- DMS/Workflow do obiegu i akceptacji
- IDP/OCR z ekstrakcją linii pozycji
- Kolejka zdarzeń i scheduler jobów
- Baza (raportowa + reguły), widoki marts dla BI
- Konektory ERP/Bank (REST/SOAP/SFTP/API)
- Monitoring (metryki + logi + alerty)
Zobacz to na żywo
Przygotujemy demo STP na Twoich fakturach (maskowanych) i pokażemy prognozowany ROI.
Poproś o demoWyślij zapytanie
Odpowiadamy tego samego dnia roboczego.
- Integracje DMS ↔ ERP ↔ banki
- Krótki pilot 8–12 tygodni
- Jasne KPI: STP, lead time, % wyjątków